(T.451734) – 7964 случая, 105-01.0.26 Сбор,обработка,анализ,подготовка инф для паспорта УФК и д (T.451726) – 3414 случаев, 105-01.0.28 Работа в закрытом контуре (T.451772) – 13 случаев, 105-01.0.30 Прием выписки банка, работа в АРМ Клиент-Банк (T.451779) – 5099 случаев

Информация
начальника Отдела технологического обеспечения

по теме: «Результаты анализа соответствия существующих производственных процессов в Управлении Федерального казначейства по Алтайскому краю действующим технологическим регламентам».

В соответствии с Приказом ФК от 10.10.2014 № 228 к функциям Отдела технологического обеспечения относится контроль исполнения технологических регламентов, а также анализ существующих производственных процессов УФК с учетом технологических стандартов с целью оптимизации и стандартизации производственных технологических процессов.
В Управлении в 2014 году в промышленную эксплуатацию внедрено 50 технологических регламентов (ТР), в том числе 41 ТР – по ППО «АСФК», 4 – по ППО «Внутренний контроль и аудит Федерального казначейства», 2 – по ППО «Аналитический учет бюджетных кредитов», 2 – по ППО «Аксиок.Net» (1 - по ППО «Аксиок.Net» на web-технологии) и 1 - по ППО «СПТО».
Анализ соответствия производственных процессов утвержденным технологическим регламентам осуществляется специалистами ОТО:
- при внедрении ТР в промышленную эксплуатацию;
- в процессе промышленной эксплуатации ТР.
При внедрении ТР в промышленную эксплуатацию совместно с функциональными отделами проводится:
выверка соответствия ТР существующим рабочим процессам;
подготовка, анализ, регистрация замечаний к ТР;
проверка назначения специалистов структурных подразделений на роли в соответствии с ТР.
Всего в 2014 зарегистрировано 46 обращений по ТР, в т.ч. 21 обращение зарегистрировано в процессе промышленной эксплуатации ТР.
В процессе промышленной эксплуатации ТР выполняются следующие мероприятия:
1) ежедневная сверка операций, совершенных структурными подразделениями, с операциями, закрепленными за ними по технологическому регламенту;
2) ежемесячный анализ операций в разрезе ТР и структурных подразделений.
Основу анализа составляет статистическая информация, выгружаемая из ППО «АСФК».
Для ежедневной сверки операций, совершенных структурными подразделениями, с операциями, закрепленными за ними по технологическому регламенту, предварительно составляется таблица распределения операций между структурными подразделениями УФК в соответствии с актуальной версией ТР. Далее в автоматическом режиме проводится сопоставление данных таблицы и выгруженной статистической информации.
Анализ проводится с февраля 2014 года. Первоначально выверка операций осуществлялась только по территориальным отделам. В настоящее время анализируются операции в разрезе всех структурных подразделений Управления.
В результате анализа выявляются случаи выполнения структурными подразделениями операций, которые за ними не закреплены.
Наибольший объем нарушений был зафиксирован в первый месяц проведения анализа (февраль – 22719 случаев). Информация о нарушениях доводилась до территориальных отделов на форуме АСФК. Дополнительно проводилось выяснение причин исполнения «чужих» операций специалистами структурных подразделений.
Помимо действительно необоснованного проведения операций, не закрепленных за структурным подразделением, были выявлены случаи ошибок выгрузки статистики, отсутствия протоколируемых операций в технологических картах, несоответствия описания технологического процесса технологической карте (ТР 105, 106, 108, 114). Все выявленные инциденты были зафиксированы в СУИ (SF-202830, SF-190942, SF-190900), впоследствии были внесены изменения в технологические регламенты. Проблема протоколирования решена в рамках FTAS-259363.
Сегодня количество таких нарушений незначительно.
02.10.2014, территориальные отделы:
104-14.0.04.18.01 «Формирование для печати документа Реестр перечисленных платежей» - 366 случаев (операция ОД УФК).

В случае выявления операций, не закрепленных за структурным подразделением, разъяснительная работа проводится с конкретным отделом (специалистом отдела).
При обновлении ППО, как правило, дополнительно выявляются ошибки протоколирования, несоответствия описанных технологических процедур реальному рабочему процессу.
Так, в ходе внедрения ППО «АСФК», версия 19.2, в результате ежедневного анализа были выявлены 34 операции, протоколируемые в СПТО и не отраженные в технологических регламентах (SF-301019), неверное протоколирование операций по ТР 106 (SF-301576).

При ежемесячном анализе операций в разрезе ТР, структурных подразделений выявляются операции:
а) совершенные с нарушением установленных временных интервалов;
б) по которым зафиксировано наибольшее число нарушений;
в) по которым запротоколировано максимальное отклонение от норматива.
По данным за август наибольшее число нарушении зафиксировано по ТР 106 «Порядок управления платежами» и по технологическому регламенту ТР 00.
Максимальное количество нарушений по операциям:

ТР 106:
«Регистрация ЗКР (УБП, БУ, АУ БС, МБ, БТГВФ, ГВФ) в АСФК» - 19 670,
«Ручной ввод инф.в кред.расчетные док. (БС, МБ, ТГВФ, ГВФ)» – 4450,
«Ручной ввод инф.в кред.расчетные док. (р/с ФБ) – 4116,
«Обработка невыверенных поступлений (БС, МБ, ТГВФ, ГВФ)» - 3525,
«Руч.ввод выписки банка по сч.40116 (БС, МБ, ТГВФ, ГВФ)» - 3255,
«Завер.обраб.выписки банка по сч.40116 (р/с БС, МБ, ТГВФ, ГВФ)» - 3123

ТР 00:
«Работа в ЭФ: Просмостр и обработка заявок» - 69967,
«Работа в ЭФ АСФК: Установка ЭЦП и запуск операции» - 60801,
«Работа в ЭФ Заявка на касс.расход» - 17717,
«Работа в ЭФ Просмотр дерева связанных док-тов» - 13959,
«Работа в ЭФ АСФК: Банковские выписки» - 13269,

Для сокращения количества нарушений достаточно соблюдать нормативы, установленные для просмотровых операций, и своевременно закрывать окна, работа в которых завершена.
Около двух сотен операций ежедневно проводится с нарушением времени начала/окончания выполнения операции. Нарушения допускают как территориальные отделы, так и функциональные отделы Управления.
Так, 18.09.2014 первая операция в АСФК была зафиксирована в 7-00, последняя в 19-57. Причем до начала операционного дня, после завершения рабочего дня также протоколируются операции по ТР 105 (утром: управленческая деятельность, взаимодействие по функц.вопросам с ЦБ РФ, кредитными орг.. регламентированный перерыв, работа на интернет-сайте ФК, др.; вечером: обучение, участие в обучении, работа с делами клиентов, внутреннее взаимодействие, др.).
Убедительная просьба не протоколировать в ручном режиме операции до 8-00 и после 17-00.
Поскольку фиксация операций по ТР 105 напрямую влияет на показатель «Эффективность использования трудовых ресурсов», ручному протоколированию операций уделяется особое внимание. В первую очередь проверяется сам факт ручного протоколирования операций специалистами структурного подразделения. Далее анализируется соответствие запротоколированных операций направлению деятельности отдела, специалиста, а также соблюдение установленных нормативов по регламентированным операциям (обеденный перерыв – 1ч, регламентированный перерыв – 15мин).
В настоящее время все отделы осуществляют протоколирование операций в ручном режиме. При этом до сих пор встречаются случаи протоколирования операций, не относящихся к функциям структурного подразделения.

Территориальные отделы, август:
105-01.0.09 Взаим. по функ.вопр. с учрежд. ЦБ РФ, кредитными орг. (T.451734) – 7964 случая,
105-01.0.26 Сбор,обработка,анализ,подготовка инф для паспорта УФК и д (T.451726) – 3414 случаев,
105-01.0.28 Работа в закрытом контуре (T.451772) – 13 случаев,
105-01.0.30 Прием выписки банка, работа в АРМ Клиент-Банк (T.451779) – 5099 случаев,
105-01.0.37 Обработка док.опер.дня на бумажном носителе (T.451758) – 692 случая,
105-01.0.39 Контроль документов на регистр. Участников в ГИС ГМП (T.451757) – 187 случаев,
105-01.0.40 Работа в АРМ регистр. Участников ИС УНИФО/Гис ГМП (T.451770) – 9 случаев.

Функциональные отделы, август:

105-01.0.09 Взаим. по функ.вопр. с учрежд. ЦБ РФ, кредитными орг. (T.451734) – 382 случая,
105-01.0.39 Контроль документов на регистр. Участников в ГИС ГМП (T.451757) – 10 случаев.

Начальникам отделов необходимо довести указанную информацию до своих специалистов.
Дополнительно в августе проведена проверка настройки многоуровневого утверждения документов в ППО «АСФК» в соответствии с действующими ТР.
Были выявлены частные случаи несоответствия цепочек утверждения действующим ТР, фактическому процессу подписания документов (неверное определение ролей, Ф.И.О. уволенных специалистов).
В связи с этим обращаемся к отделам с просьбой о своевременном предоставлении информации по изменению подписания документов (меняем подписи – не обращение в СУИ, а служебная записка в ОТО).
Назначение многоуровневого утверждения возможно только в случаях, предусмотренных ТР.
Во исполнение письма Федерального казначейства от 16.07.2014 № 42-7.4-05/11.1 – 432 проведена выверка и добавление полномочий специалистам в ППО «АСФК». Предоставление полномочий специалистам производилось в соответствии с их назначением на роли в ППО «СПТО» и действующими технологическими картами.

В целом, проведенный анализ показал, что начальникам структурных подразделений следует усилить контроль соблюдения технологических регламентов как в части совершаемых операций, так и их протоколирования.
Кроме того, напоминаем, что в соответствии технологическим регламентом «Порядок работы пользователей с системой поддержки технологического обеспечения» (ТР23) начальник отдела организует:
разработку и направление предложений по изменению действующих нормативов, интервалов и оптимизации технологических процессов по итогам проведенного анализа с использованием СПТО;
проверку корректности выгружаемых в СПТО данных об ОШС подчинённого подразделения, обеспечение корректировки данных при необходимости;
проводит анализ на основе данных СПТО трудозатрат и производительности подчиненных, принимает меры по повышению личной эффективности сотрудников и эффективности отдела в целом.
Надеемся на плодотворную совместную работу в будущем.












13PAGE 15


13PAGE 14415





















Приложенные файлы

  • doc 6811188
    Размер файла: 67 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий