6.3 Общие требования к управлению документацией СМК 6.3.1 Процедуры СМК оформляются в виде стандартов организации, стандартов предприятия (СТО СТП)


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.



Федеральное государственное бюджетное учреждение науки

Институт горного дела Уральского отделения

Российской академии наук


(ИГД УрО РАН)




УТВЕРЖДАЮ

Директор ИГД УрО РАН,

д.т.н, проф.

__________С.В. Корнилков

«___» __________ 2012

г.




СТАНДАРТ ОРГА
НИЗАЦИИ

ПРОЦЕДУРА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

И ЗАПИСЯМИ ПО КАЧЕСТВУ


СТО ПСМК 88
-
16359
-
001
-
2012


Введен в действие приказом:
От ________№____________

Дата введения 2012
-

___
-
___




СОГЛАСОВАНО



Зам. директора по научны
м вопросам/
Представитель руководства,
ответственный за качество






А.В. Глебов

Руководитель Службы качества



Ю.Г. Феклистов









Екатеринбург 2012


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
2

из
30


Содержание

1

Назначение и область распространения

3

2

Нормативные с
сылки

3

3

Термины и определения
, сокращения

3

4

Ответственность

4

5

Характеристики процесса

5

6

Общие положения

7

6.1

Структура документации системы менеджмента качества

7

6.2

Управление политикой и целями в области качества,

Р
уководством по
качеств
у

8

6.3

Общие требования к управлению документацией системы менеджмента
качества

8

6.4

Управление стандартами организации
, предприятия (СТО;
СТП),

п
роцеду
-

рами системы менеджмента качества (ПСМК) и картами процессов (КП)

9

6.5

Управление должностными и
нструкциями

12

6.6

Управление положениями о подразделениях (отделах)

12

6.7

Управление документацией по охране труда и технике безопасности

1
3

6.8

Управление организационно
-
распорядительными документами

1
4

6.9

6.10

Управление документацией внешнего про
исхождения


Порядок актуализации документов внешнего происхождения

14

14

7

Управление записями по качеству

1
5

8

Алгоритм процесса управления внутренней документацией СМК

1
7

9

Записи по процессу

18

Приложение А Иерархия и стру
ктура документации СМК ИГД УрО РАН

19

Приложение Б

Форма
титульного листа Руководства по качеству

ИГД УрО РАН


2
0

Приложение В Лист регистрации выдачи контролируемых докуме
н
тов

2
1

Приложение Г
План разработки и пересмотра документации системы
менед
жмента качества

2
1

Приложение Д Индексы докуме
н
тов


2
2

Приложение Е Форма Перечня документации системы менеджмента качества


2
2

Приложение Ж Форма Перечня рассы
л
ки

2
3

Приложение И Форма Листа регистрации измен
е
ний

2
3

Приложение К Форма титульно
го листа стандарта организ
а
ции

24

Приложение Л Записи по качеству

Приложение М Образец Перечня нормативных документов подразделения

25

29

Лист рассылки и ознакомления

30

Лист регистрации изменений

30










СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
3

из
30


1 Н
азначение и область распространения

Нас
тоящая процедура распространяется на управление документацией системы
менеджмента к
а
чества (СМК) и записями по качеству в

подразделениях
Института
горного дела УрО РАН (далее Институт)
.

Настоящая процедура

определяет состав и структуру
документации СМК,
ре
гламентирует общие требования к процессу управления документацией СМК,
устанавливает порядок управления записями по качеству, которые должны вестись и
поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления св
и
детельств соответствия
требованиям и результати
вности функционирования

СМК
.


Процедура является методическим руководством и обязательна при организации

сбо
ра, идентификации, распределения
, порядка доступа, хранения и изъятия записей,
относящихся к качеству.


2 Нормативные ссылки

В настоящей процедуре и
спользованы ссылки на следующие нормативные документы:

-

ФЗ № 194 «О техническом регулировании» от 27.12.2002

-

МС ИСО 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и
сл
о
варь»;

-

МС ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»;

-

МС ИСО 9
004:2009 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению»

-

Р
К

СМК
88
-
16359
-
2012

Руководство по качеству ИГД УрО РАН;

-

СТО ПСМК
88
-
16359
-
002
-
2012

«
Внутренний аудит»
;

-

СТО ПСМК
88
-
16359
-
003
-
2012

«Управление несоответствиями, корректирующими и
предупреж
дающими дейс
т
виями»
.

-

Основными правилами работы ведомственных архивов и организаций

-

ГОСТ 2.105
-
95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

-

ГОСТ 1.5
-
2001 МСС. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации.
Общие требования к построению, изложен
ию, оформлению, содержанию и
обозначению.

-

ГОСТ Р 1.5
-
2002 ГСС РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению,
оформлению, содержанию и обозначению.

-

ГОСТ 19.701

90 (ИСО 5807
-
85) ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и
систем. Обозначения условны
е и правила выполнения.



3 Термины и определения
, сокращения

Документ



информация и соответствующий носитель
.

Документация системы менеджмента качества

-

документация, определяющая
общие намерения в области качества, цели и методы обеспечения качества,
а также
документация, регламентирующая процессы, необходимые для системы менеджмента
качества.

Документы внешнего происхождения



документы, поступающие на предприятие
извне.

Документы внутреннего происхождения



документы, разрабатываемые и
применяемые н
а предприятии.

Должностная инструкция (ДИ)



документ, регламентирующий деятельность
конкретного руководителя, специалиста или служащего и определяющий его место в
структуре управления, цеха, отдела. ДИ закрепляет за этим рабочим местом уровень
компетентно
сти, обязанности, права и ответственность.


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
4

из
30


Записи



документ, содержащий информацию о достигнутых результатах или
свидетельства осуществленной деятельности.

Международный стандарт



стандарт, принятый международной организацией

( ФЗ
№ 194 );

Национальный
стандарт



стандарт, утвержденный национальным органом
Российской Федера
ции по стандартизации (ФЗ № 194
).

Политика в области качест
ва

(ПК)



документ, декларирующий общие намерения
руководства в области качества.

Процедуры СМК (СТО ПСМК)



документы, устан
авливающие способ
осуществления процесса СМК, документирование которых является обязательным
требованием ИСО 9001:2008
.

Руководство по качеству (РК)



документ, определяющий систему менеджмента
качества.

Руководитель процесса



должностное лицо, ответстве
нное за осуществление
процесса и утверждение мер для обеспечения результативности процесса и изменений его
характеристик.

Стандарты СМК (СТО СМК)



документы, устанавливающие способ осуществления
процесса СМК, документирование которых не является обязатель
ным требованием
МС
ИСО 9001.

Стандарты предприятия (СТП)


документы,
устанавливающие метрологическую и

патентную деятельность

в институте, являющиеся подсистемой СМК.

Карта процесса (КП)

-

это документ, устанавливающий требования к процессу,

а
также о
писывающи
й

основные характеристики процесса, алгоритм процесса и
ответственность за отдельные этапы процесса
.

Технический регламент



документ, который принят международным договором
Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законода
тельством
РФ, или федеральным законом, или указом Президента РФ, или постановлением
Правительства РФ и устанавливает обязательные для применения и исполнения
требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям,
строениям и соо
ружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки,
реализации и утилизации) (ФЗ № 194).

Управление документацией



деятельность на всех стадиях жизненного цикла
документов.

Цели в области качества



цели, которых добиваются или к которым
стремятся в
области качества.



4 Ответственность


4.1 Ответственность за выполнение функций руководителя процесса в
соответствии с требованиями Руководства по качеству возложена
на представителя
руководства
,

ответственного за качество (далее ПРК).

4.
2 Ответственность за действия на различных стадиях жизненного цикла
документов
приведена в алгоритме процесса.


4.3 Ответственность за соблюдение порядка сбора, учета, идентификации и
хранения записей по качеству
несут руководители подразделений
, в которых

эти записи
производятся.

4.4 Ответственность за управление различными видами документации
представлена в таблице 1.




СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
5

из
30


Таблица 1


Управление документацией различных видов

Вид документа

Ответственный

Политика, цели в области
качества
,
Р
уководство

по
качес
тву

Директор Института

Стандарты Института (СТО
)
,
(СТП)

Документированные процедуры СМК (СТО
ПСМК)
, Карта процесса (КП)

ПРК

Положения о подразделениях

Руководитель отдела кадров

Должностные

инструкции

Руководитель отдела кадров

Организационно


распо
рядительная
документация

Документовед

Внешняя документация

Ведущий специалист метролог

Инструкции по охране труда и технике
безопасности

Зам. директора по общим вопросам


5 Ха
рактеристики процесса управления

документацией

СМК

и записями по
качеству

Хара
ктеристика процесса

Содержимое характеристики

Владелец процесса

Директор Института


Руководитель процесса


Руководитель Службы качества


Полное наименование процесса


процесс управления документацией
системы менеджмента качества и
записями по качеств
у


Цель процесса

обеспечить актуальными документами и
записями процессы СМК, решение о
документировании и регистрации
которых принято их руководителями с
учетом требований потребителей,
внутренних требований предприятия,
вида процесса, его сложности и
компетентности персонала;

Нормативы процесса

МС
ИСО 9001:2008


Входы процесса

-

внешняя документация;

-

потребность во внутреннем документе;

-

требования потребителей
;

-

внутренние

требования

Института
;

-

результаты анализа необходимости
документировани
я;


Выходы процесса

-

актуальные документы
;

-

документ с отметкой об аннулировании;


-

акт об уничтожении документа или
пе
редача дела в архив;

-

записи по качеству


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
6

из
30




Ресурсы

-

персонал подразделений, участвующий
в управлении документацией СМК
;

-

инфрастр
уктура подразделений
(коммуникационное оборудование и орг.
техника)
;

-

регламентирующая нормативная
документация;


Поставщики/
Потребители процесса

-

п
одразделения

Института
, внешние
организации (клиенты и
заинтересованные стороны)


Измеряемые параметры п
роцесса

-

актуальность утвержденных документов
СМК, соответствующих требованиям МС
ИСО 9001;

-

наличие необходимых реквизитов на
утвержденных документах;

-

наличие актуальных, утвержденных
документов СМК на местах, согласно
рассылки;

-

наличие свидетельств

ознакомления с
документами СМК;

-

с
облю
дение требований СТО ПСМК 88
-
16359
-
001

«Управление документацией и
записями по качеству»;

-
количество случаев использования не

актуал
изированных

документов на
рабочих местах
;


-

наличие плана разработки и
актуализаци
и документов СМК
Института;

-

форма, содержание и оформление
записей по качеству,

-

количество несоответствий по
результатам внутренних и внешних
аудитов

по управлению документацией и
записями


Показатели результативности процесса


-

уменьшение количества

не актуальных
утвержденных документов СМК,
соответствующих требованиям МС ИСО
9001;

-
у
меньшение количества документов на
местах без необходимых реквизитов
утверждения;

-

уменьшение количества не актуальных,
утвержденных документов на местах,
согласно пере
чн
я

рассылки;

-

уменьшение количества отсутствия
свидетельств ознакомления с
документами СМК;

-

уменьшение
количества

несоблюдения


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
7

из
30


требований СТО ПСМК 88
-
16359
-
001

«Управление документацией и записями
по
качеству
»;

-

уменьшение
количества случаев
использо
вания
не

актуализированных

докум
ентов или
отсутствия

документов;

-

своевременное выполнение плана
разработки и актуализации документов
СМК Института;

-

уменьшение
количества

случаев
использования недостоверных и/или
неполных записей по
качеству
;

-

уменьшен
ие случаев нерегулярного и
несвоевременного заполнения данных;

-

уменьшение времени поиска записи по
качеству;

-

у
величение доли записей, которые
ведутся в автоматическом режиме;

-

увеличение доли записей на
электронных носителях для облегчения
поиска
, сор
тировки и т.д.

Периодичность оценки

1 раз в год


6 Общие положения

6.1 Структура документации системы менеджмента качества

6.1.1
Документация СМК, управляемая в соответствии с требованиями настоящей
процедуры, включает следующие документы:

1)

Политика в об
ласти качества;

2)

Цели в области качества;

3)

Руководство по качеству;

4)

Документированные процедуры, требуемые
МС ИСО 9001
:

-

процедура, описывающая управление документами и записями;

-

процедура, описывающая управление несоответствующей продукцией,
корректирующими
и предупреждающими действиями;

-

процедура, описывающая проведение внутренних аудитов;

5)

Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного
планирования, осуществления процессов и управления ими:

5.1)

Документы внутреннего происхождения:

-

стандарты

предприятий;

-

карты процессов;

-

должностные инструкции;

-

положения о подразделениях;

-

положения о различных процессах деятельности;

-

приказы, распоряжения, акты;


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
8

из
30


-

программы и методики выполнения НИР;

-

планы НИР;

-

инструкции по охране труда и технике безопасности
и т.д.

5.2)

Документы внешнего происхождения:

-

Постановления правительства РФ
;

-

Приказы, письма, рекомендации Правительства, Президента РФ;

-

Приказы, распоряжения Президиумов РАН и УрО РАН;

-

Договоры, контракты, соглашения о сотрудничестве и т.п.

6)

Нормативная и

законодательная документация внешнего происхождения,
формирующая требования к основным процессам, основным материалам,
использование которых оказывает существенное влияние на качество услуг:

-

Законы РФ;

-

Технические
и технологические
регламенты
;

-

Международн
ые стандарты (ИСО, МЭК и др.);

-

Межгосударственные стандарты (ГОСТ);

-

Национальные стандарты РФ (ГОСТ Р);

-

Технические условия, предоставленные другими предприятиями и
организациями;

-

Общероссийские классификаторы технико
-
экономической и социальной
информации
;

-

записи, требуемые
МС ИСО 9001
.

6.1.2
Иерархия и структура документации СМК
приведена в приложении
А
.


6.2 Управление политико
й и целями в области качества, Р
уководством по
качеству

6.2.1
Политика в области качества управляются в соответствии с Р
К

СМ
К
88
-
16359
-
2012

«Руководство по качеству

ИГД УрО РАН
»
п. 5.3.

6.2.2
Цели в области качества управляются в соответствии с Р
К

СМ
К
88
-
16359
-
2012

«Руководство по качеству

ИГД УрО РАН
»
п. 5.4.
1.

6.2.3
Руководство по качеству имеет структуру стандарта
МС
ИСО 9001,
ак
туализируется по мере необходимости внесением изменений или переизданием.

Титульный лист РК оформляется
согласно приложению Б.

РК относится к контролируемым документам и при передаче его копий

оформляется
Лист регистрации выдачи контролируемых документов
(приложение В) и
ставится соответствующая отметка на титульном листе РК.


6.3

Общие требования к управлению документацией
СМК

6.3.1 Процедуры СМК оформляются в виде стандартов организации
, стандартов
предприятия

(СТО
; СТП
) и
управляются в соответствии с на
стоящей процедурой.

6.3.2 Решение о виде документирования принимаются с учетом требований МС
ИСО 9001, взаимодействия и
количества

участников процесса, характера требований
документа.

6.3.3
Специалист по мониторингу за качеством

ежегодно

составляет План
ра
зработки и пересмотра нормативной документации Института. Форма плана
приведена
в приложении Г. План формируется с учетом требований и пожеланий руководителей
подразделений,

результатов анализа необходимости документирования и утверждается
ПРК
.


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
9

из
30


6.3.4

Кажды
й разрабатываемый документ
проходит
проверку на адекватность

и
процедуру идентификации, осуществляемую сотрудниками Службы качества.

6.3.5
Идентификация предполагает индексирование и нумерацию. Перечень
индексов приведен в приложении Д. Порядок дополнитель
ной нумерации изложен в
соответствующих разделах настоящей процедуры.

6.3.6 Документы регистрируются в Перечне действующих нормативных
документов СМК Института сотрудниками Службы качества. Форма перечня приведена в
приложении Е
.

6.3.7 Перечень
утверждаетс
я ПРК,
переиздается раз в год, копии Перечня
рассылаются во все подразделения Института.

6.3.8 В подразделения рассылаются копии утвержденных документов СМК
согласно
Листу
рассылки

и ознакомления
(
приложение Ж
), составляемому разработчиком
документа.

Копи
и документов СМК должны храниться в отдельной папке для бумаг.

6.3.9 На рабочих
местах

происходит ознакомление

с документами

заинтересованных лиц, ознакомление регистрируется в Листе
рассылки и ознакомления
(приложение Ж
).

6.3.10 Взамен утраченного (испорч
енного)
,

документ может быть направлен
повторно по решению руководителя процесса управления соответствующей
документацией (или
по заявке руководителя подразделения нуждающегося в замене
документа).

6.3.11
Внесение изменений осуществляется зачеркиванием, вп
исыванием, заменой
или добавлением листов с регистрацией в Листе регистрации изменений. Форма Листа
регистрации изменений приведена в приложении И.

6.3.12
Документ переиздается, если внесенные изменения затрудняют его
использование. При пересмотре указываю
т номер редакции или
отметку
, взамен какого
документа издается данный документ.

6.3.13

Подлинник хранится без ограничения
срока

в условиях, обеспечивающих
сохранение их четкости, возможности идентификации
.

После аннулирования подлинник
хранится в течение г
ода,

после чего может быть передан в архив Института, где хранится
по архивным правилам.

6.3.1
4 Учтенные экземпляры документов хранятся в подразделениях в условиях,
обеспечивающих сохранение их четкости, возможности идентификации и доступ при
необходимости
.

В подразделении может вестись перечень используемой документации
или могут быть назначены ответственные за управление документами.

6.3.15
Учет и хранение контрольных экземпляров НД СМК осуществляется
Службой качества. Копии документов хранятся в подразде
лениях и у сотрудников
Института.

Порядок управления документацией внутреннего происхождения на различных
стадиях жизненного цикла документации приведен в разделе 8 настоящей процедуры.


6.4
Управление стандартами организации
, предприятия (СТО;СТП),
процед
урами системы менеджмента качества
(ПСМК) и картами процессов (КП)

6.4.1 Разработка СТО
,

СТП,

ПСМК, КП

в Институте производится в целях
обеспечения непрерывного совершенствования деятельности Института.

6.4.2 Процедуры СМК оформляются в виде стандартов орг
анизации
, стандартов
предприятия

и управляются в соответствии с настоящей процедурой.

6.4.
3

Разрабатываемые СТО
, СТП

не должны против
оречить национальным
стандартам
,

нормам законодательства, а также нормам и правилам органов, выполняющих
функции государств
енного надзора.


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
10

из
30


6.4.4

СТО
,

СТП,

ПСМК, КП
утвержда
ю
тся
,

как правило
,

без ограничения срока
действия. По решению руководства Института срок действия стандарта может быть
органичен.

6.4.5

СТО
,

СТП,
ПСМК, КП

являются обязательными для сотрудников Института,
в
пределах установленной сферы их действия, области и условий их применения.

6.4.6 Основанием для разработки СТО
,

СТП,
ПСМК, КП

являются планы
разработки и
пересмотра документации, утверждаемые Директором Института. План
составляется
С
пециалистом по качеству

с учетом предложений руководителей
подразделений.

6.4.7 Для написания СТО
, СТП

рекомендуется пользоваться требованиями ГОСТ
2.105, ГОСТ 1.5, ГОСТ Р 1.5. Для составления блок
-
схем рекомендуется пользоваться
ГОСТ 19.701.

6.4.8

В СТО
, СТП

рекомендуется включ
ать следующие структурные элементы:

-

Титульный лист;

-

Содержание;

-

1 Назначение

и область распространения
;

-

2 Нормативные ссылки;

-

3 Термины и определения;

-

4 Сокращения;

-

5 Ответственность;

-

6

Характеристики процесса;

-

7
Общие положения;

-

8
Алгоритм процесса;

-

9
Зап
иси;

-

Приложения;

-

Перечень рассылки;

-

Лист регистрации ознакомления;

-

Лист регистрации изменений.

6.4.9 В карту процесса (КП) рекомендуется включать следующие разделы:

-

назначение;

-

характеристики процесса;

-

алгоритм процесса;

-

записи процесса;

-

перечень рассылки;

-

лист регистрации ознакомления;

-

лист регистрации изменений.

6.4.10
Титульный лист

СТО,
СТП,
ПСМК, КП оформляется в соответствии с
приложением К н
а
стоящей процедуры.

6.4.11
Содержание

включает наименования всех разделов, подразделов и
приложений с указани
ем номеров страниц, с которых начинаются эти элеме
н
ты
документа.

6.4.12
В разделе
«Назначение и область распространения»
указывается краткое
содержание разр
а
батываемого документа, его назначение и подразделения, которые
охватываются данным пр
о
цессом.

6.4.1
3
В разделе
«Нормативные ссылки »

указывается перечень документов, на
которые имеются ссылки по тексту разрабатываемого документа. Раздел начинается так:
«В насто
я
щем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:» и

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
11

из
30


далее перечисляются
обозн
а
чения и наименования нормативных документов в порядке
возрастания их обозн
а
чений.

6.4.14
В разделе
«Термины и определения»

расшифровываются термины и
определения, которые примен
я
ются в стандарте.

6.4.15
В разделе
«Сокращения»

приводится перечень и ра
сшифровка не
стандартизированных условных обозначений и сокращений, применяемых в
разрабатываемом документе. При их малом числе (3 и менее) они должны быть
расшифрованы при первом упоминании по тексту. Вначале указывается полное
наименование, а в скобках
указывается сокращенное или условное обозначение. В
дальнейшем по тексту допускается сокращенное или усло
в
ное обозначение.

6.4.16
В разделе
«Ответственность»

определяют владельца и руководителя
процесса, а также отве
т
ственных на всех стадиях процесса.

6.4.
17 Раздел
«Характеристики процесса»

регламентирует
,

в соответствии с
требованиями РК
СМК
88
-
16359
-
2012

«Руководство по качеству Института горного дела
УрО РАН»
,

компоненты процесса, описываемого в стандарте. Данные оформл
я
ют в виде
таблицы 2.


Таблица 2


Хар
актеристики процесса _________
________(наименование процесса)


Характеристика процесса

Содержимое характеристики

Владелец процесса


Руководитель процесса


Полное наименование процесса


Цель процесса


Нормативы процесса


Входы процесса


Выходы про
цесса


Ресурсы


Поставщики процесса


Потребители процесса


Измеряемые параметры процесса


Показатели результативности
процесса



6.4.18
Раздел
«Общие положения»

содержит основные требования и
рекомендации для осуществл
е
ния процесса.

6.4.19
Раздел
«
Алгоритм процесса»

регламентирует порядок осуществления
описываемого процесса и пре
д
ставляется в виде таблицы 3
.


Таблица 3
-

Алгоритм процесса ___________(наименование процесса)


Ответс
т
венный

Блок
-
схема

Описание
проце
с
са






В графе «Ответственный» ук
азывают ответственного за определенный этап
процесса.

В графе «Блок
-
схема» изображают этапы процесса с помощью графических фигур,
представле
н
ных ниже:


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
12

из
30





-

начало (конец) процесса
-

деятельность




-

принятие решения
-

вид документа







-

разрыв блок
-
схемы


-

направление процесса



(переход на следующую


страницу)


В графе «Описание процесса» указывают конкретные действия на данном этапе
процесса.


6.4.20
Раздел
«Записи по процессу»

регламентирует виды записей, относящ
ихся к
данному процессу.

6.4.21
В
структурный элемент
«Приложения»

включают таблицы, списки,
справочные данные, формы зап
и
сей и т. д.

6.4.
22
В
Листе

рассылки
разработчик определяет получателей да
н
ного документа
и ведет учет персонала, ознакомившегося с д
анным документом. Форма пере
ч
ня рассылки
приведена в конце настоящего процедуры.

6.4.23
Лист регистрации изменений

является последним листом документа и
предназначен для рег
и
страции изменений, вносимых в документ. Форма листа
регистрации изменений приведен
а в конце настоящей процедуры.

6.4.24

Документу
присваивается

обозначение в следующем порядке:


СТО СМК
-
ХХ
-
ХХ
ХХХ
-
ХХХ
-
ХХХХ


(1)


(2)


(3)


(4)



(5)

(6)


Номер включает:

(1)

Индекс документа;

(2)

Обозначение системы документации (СМК


Система

менеджмента
качества, ПСМК


процедура системы менеджмента качества);

(3)

Индекс
Уральского обделения РАН

(4)

Индекс Института горного дела УрО РАН

(5)

Регист
рационный номер стандарта, прис
ваемый разработчиком;

(6)

Год утверждения документа.

6.4.25
Д
окумент в обязательно
м порядке должен иметь подписи
:

-

р
азработчика
;

-

с
огласования
Руководителя службы качества
,
заинтересованных

руководителей подразделений;

-

утверждения Директором Института.


6.5 Управление должностными инструкциями

6.5.1
Разработка, утверждение и выпуск должно
стных инструкций осуществляется
в
соответствии
с Квалификационным
и

справочник
ами

должностей
сотрудников, а также
в
соответствии
К
валификационными
характеристиками

по должностям научных





СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
13

из
30


работников научных учреждений, подведомственных РАН, утвержденных
поста
новлением
Президиум
а

РАН

№196 от 25 марта 2008 года.

6.5.2 Положения должностных инструкций (ДИ) должны конкретизировать и четко
формулировать задачи, функции, обязанности и виды работ,

выполняемых должностным
лицом,
исключая их неоднозначное толкование.

6
.5.3 ДИ разрабатываются с учетом требований следующих нормативных
документов:

-

Трудовой кодекс РФ;

-

Федеральные законы о труде РФ;

-

Кодекс административных правонарушений РФ и др.
;

-

Устав ИГД УрО РАН;

-

Коллективный договор;

-

Положения Президиума РАН об
утвержден
ии основных научных
направлений ИГД УрО РАН от 09.09.2008 г. №488.

6.5.4 Учет и хранение контрольных экземпляров должностных инструкций
осуществляется в Отделе кадров. Копии должностных инструкций хранятся в
подразделениях

и у сотрудников Института.


6.6
Управление положениями о подразделениях (отделах)

6.
6.
1 Разработка, утверждение и выпуск положений о подразделениях
осуществляется в соответствии

с:

-

Основными принципами организац
ии и деятельности института РАН
;

-


устав
ами

РАН
, УрО РАН и ИГД УрО РАН;

-

основными научными направлениями ИГД УрО РАН.

6
.
6.
2 Положения о подразделениях (отделах) (ПО) должны конкретизировать и
четко формулировать задачи, функции и виды работ,

выполняемых подразделениями
(отделами), исключая их неоднозначное толкование.

6.
6.
3 В
положение о подразделении необходимо включать:

-

Ти
тульный лист;

-

1
-

Общие положения;

-

2
-

Основные задачи;

-

3

-

Права
;

-

4
-

Штаты и средства;

-

5
-

Регистрация ознакомления.

6.
6.
4

Учет и хранение контрольных экземпляров Положений о подразделениях
осуществляется

у зам
.

директора по научным вопросам/ПРК.

Копии

Положений о
подразделениях хранятся в подразделениях.


6.7 Управление документацией по охране труда и технике безопасности

6.7.1 Управление документацией по охране труда и технике безопасности
осуществляет

инженер по ОТ и ТБ, который разрабатывает инструкции в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации и внутренней документацией
Института.

6.7.2 Оригиналы инструкций хранятся у инженера по ОТ и ТБ, копии
-

в
подразделениях института.

6.7.3 Периодичность проведения инструктажа:

-

Вводный инструктаж сотрудников при приеме на работу;


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
14

из
30


-

Первичный инструктаж на рабочем месте (проводит руководитель
подразделения);

-

Периодический инструктаж (проводит руководитель подразделения один
раз в полгода
).

6.7.4 Перечень инструкций ведет инженер по ОТ и ТБ.

6.7.5 Журналы контроля проведенных инструктажей по ТБ и О
Т

ведут инженер по
ОТ и ТБ и руководители подразделений.

6.7.6 Разработка и реализация плана медицинских осмотров сотрудников
ведется
инженером по ОТ и ТБ, итогом которого является акт по периодическому медицинскому
осмотру.

6.7.7 План аттестации рабочих мест разрабатывается инженером по ОТ и ТБ.

6.7.8 Инженер по ОТ и ТБ разрабатывает план и осуществляет производственный
контроль, по рез
ультатам которого составляет акты проверок.


6.8

Управление организационно
-
распорядительными документами


Организационно
-
распорядительные документы управляются в соответствии с
:

1

Федеральными законами.

2


Типов
ыми
инструкци
ями

по организации и ведению делопро
изводства в
учреждениях АН СССР

и

федеральны
х органах исполнительной власти.

3


Государственной системой документационного обеспечения управления
(ГСДОУ
).

4


Основными правилами работы ведомственных архивов
и организаций.

6.8.1
Учет и хранение контрольных экзе
мпляров
организационно
-
распорядительных документов

осуществляется документоведом.
Копии
документов
хранятся в подразделениях и у сотрудников Института.



6.9

Управление документацией внешнего происхождения

6.9
.1
Ведущим специалистом
метрологом
ведется

фонд

нормативной документации
внешнего происхождения.

6.9
.2
Ответственным за формирование, ведение и актуализацию фонда
нормативной документации является ведущий специалист метролог.

6.9
.3 По заявкам руководителей
подразделений сотрудниками
службы качества

сос
тавляется список документации,
утверждается ПРК. Необходимая

нормативная
документация приобретается согласно утвержденному списку.

6.9
.4
Учет и хранение внешних НД в Институте осуществляется
библиотекой

в
соответствии
с «
Основными правилами работы ведомств
енных архивов и организаций
»


6.
9
.
5 НД,
принятая на хранение в
библиотеку или документохранилище
,
регистрируется в журнале регистраций
.


6.9
.6 Контрольные
экземпляры Н
Д хранятся в научно
-
информацион
ном отделе,

копии НД могут быть выданы пользователям для р
аботы с ними под роспись.

6.9
.7 Устаревшие и неиспользуемые документы изымаются и хранятся отдельно
или уничтожаются по акту.


6.10

Порядок актуализации документов внешнего происхождения

6.10.1 Руководители структурных подразделений ежегодно в 1
-
м кварт
але
утверждают «Перечень основных нормативных документов (НД), необходимых для
работы подразделения на 201__ год» (Образец оформления ПЕРЕЧНЯ


Приложение М
);

6.10.2 На титульном листе каждого НД должны иметь место:

-

штамп магазина стандартов с датой акт
уализации, или


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
15

из
30


-

штамп аккредитованной метрологической службы, например, Центра метрологии
и сертификации «Сертимет» УрО РАН с подписью и датой актуализации, или

-

подпись и дата ответственного лица на титуле НД, утвержденный
государственным органом РФ, на
пример, «Правила безопасности » утв. Ростехнадзором
,
или
-

подпись и дата ответственного лица на титуле НД, который получен из других
источников, например, из Интернета.

6.10.3 Перечень основных НД, необходимых для работы подразделений включает:

-

Пол
ожение о структурном подразделении;

-

Должностные инструкции руководителя и сотрудников подразделения;

-

Действующие нормативные документы СМК ИГД УрО РАН;

-

ГОСТ 7.32 «Структура и правила оформления Отчетов о НИР»;

-

ГОСТ 2.105 «ЕСКД. Общие требования к т
екстовым документам»;

-

ГОСТ 7.1 «Библиографическая запись. Библиографическая запись.»;

-

Материалы внутренних аудитов подразделений в 2011, 2012 и последующие годы;

-

Документы, определяющие и разрешающие деятельность подразделений
(лицензии, ГОСТы, Прави
ла безопасности, положения, инструкции, методики и др. НД.




7 Управление записями по качеству

7.1
Записи по качеству ведутся для обеспечения возможности в рамках СМК:

-

постоянно получать достоверн
ые сведения о состоянии качества

продукции
на всех
этапах

ее жизненного цикла;

-

своевременно выявлять причины несоответствий, анализировать их, предупреждать их
появление в дальнейшем;

-

контролировать состояние процессов, разрабатывать и реализовывать необходимые
корректирующие и предупреждающие действия;

-

ра
сполагать необходимыми сведениями для оценки результативности процессов СМК и
оценки эффективности СМК в целом.

7.2
Задачами процедуры

управления записями, осуществляемой всеми
подразделениями института без исключения, являются:

-

определение первичных дан
ных (данных о
качестве
), подлежащих регистрации;

-

определение формы, в соответствии с которой они будут фиксироваться;


идентификация записей;

-

установление срока хранения записей (сроки хранения записей не должны
противоречить законодательным требования
м к срокам хранения отдельных видов
документов);

-

п
одд
ержание записей в рабочем состоянии (регулярное их ведение, отражение
информации в полном объеме);

-

сохранение (и возможность восстановления в случае непреднамеренной утраты) для
предыдущего анализа и

принятия решений;

-

обеспечение возможности для исправления записей и правил, по которым делаются
исправления;

-

архивация записей;


-

изъятие из подразделения и утилизация.

7.3
В соответствии с указанными

пунктами МС

ИСО 9001 ведутся обязательные
записи.

Перечень
приведен в
приложении
Л
.

7.4
Записи по качеству представляются в форме данных, содержащихся в виде
журналов, протоколов, актов регистрации данных о качестве.


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
16

из
30


7.5
Формы для регистрации записей по качеству должны быть удобными для
заполнения, могу
т вестись на бумажны
х и/или электронных носителях, четко и понятно
рукописным или печатным способом
.

7.6 Записи должны вестись только в соответствии с зарегистрированными формами
(разработанными, идентифицированными и утвержденными).

7.7
Каждый документ си
стемы менеджмента качества, который требует
оформления и сохранения записей по качеств, подробно указывает:

-

форму записи по качеству;

-

способ идентификации;

-

периоды времени заполнения записи по качеству;

-

потребителей записи.

7.8 Записи по качеству д
олжны быть понятны работникам подразделений,
уполномоченным контролирующим подразделениям, заинтересованным сторонам.

7.9
При заполнении записи по качеству должны быть заполнены все графы,
предусмотренные формой (бланком) записи, в обязательном порядке дол
жны

стоять
подпись ответственного
и дата регистрации данных.

7.10
Записи по качеству должны содержаться в местах, обеспечивающих
сохранность и быстрый поиск. Доступ к записям должен иметь только персонал,
специально уполномоченный для этого руководством с
оответствующего подразделения.

7.11
В каждом подразделении для хранения записей по качеству отводятся
специальные места и обеспечиваются надлежащие условия, исключающие порчу
документов.

7.12

Записи по качеству хранятся в течение 5
-
и лет, если более длител
ьные сроки
не определены законодательно или не оговорены в контракте, после чего подлежат
уничтожению.

7.13

Соблюдение процедур сбора, обработки и хранения записей по качеству
регулярно контролируется в процессе проведения внутренних аудитов согласно СТО
П
СМК

88
-
16359
-
002

«Внутренний аудит».

7.14
Результаты контроля анализируются и на этой основе делаются выводы о
результативности процедуры управления записями по качеству.

7.15

По результатам контроля подразделение, в котором выявлено несоотве
тствие

по упр
авлению записями по качеству, разрабатывает корректирующие и
предупреждающие действия согласно СТО ПСМК
88
-
16539
-
003

«Управление
несоответствиями, корректирующими и предупреждающими действиями».



СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
17

из
30


8 Алгоритм процесса управления внутренней документацией СМК

Ответственный

Блок
-
схема

Описание проце
с
са

1

2

3




1.
-
4.
Специалист по
качеству













5. Директор






6.
-
7 Специалист по
качеству






8. Руководители
соответствующих

подразделений


9.
Специалист по
качеству



10. Внутренние
а
у
диторы




11.
-
13.

Специалист по
качеству













1.

О
снование
м

для разработки НД

С
МК
являются план разработки и пересмотра
документации,
утверждаемый
ПРК
.

План составляется
Специалистом по
качеству

с учетом предложений
руководителей подраздел
е
ний.

2.

Специалист по качеству

при участии

руковод
и
телей подразделений
разрабатыв
а
ют НД СМК согласно
требованиям насто
я
щей процедуры.

3.

Специалистом
по качеству
присваивает
документу
номер в
соо
т
ветствии с п.6
.
4.24.

4.

Документ согласовывается с
заинтересованными руководит
е
лями
подразделений.

5.

Документ утверждается директором

Института

без ограничения срока
действия.
П
РК

представляет на
утверждение п
роект

приказа о вв
е
дение
в действие НД СМК. Введение
док
у
мента через 5 дней после
утверждения согласно прик
а
зу.

6.

С
пециалист по качеству
регистрирует
документ внесением в перечень
действующих

НД

СМК

Института
.

7.

Специалист по качеству

определяет
формат и

количество копий документа

и определяет получателей д
о
кумента в
Перечне рассылки.

Подлинник
утвержденного докуме
н
та хранится
в
Службе
качества

и используется для
последующего копирования. В
подра
з
деления направляются учтенные
копии докумен
та с нанесение
м
соответствующей

на
д
писи.

8.

Форма изучения
-

чтение с отметкой
о знакомстве с
д
о
кументом в
Листе
рассылки и регистрации озн
а
комления
.


9.

Подлинник хранится без огранич
е
ния
срока в условиях, обеспеч
и
вающих
сохранность. После анн
у
лирования
подлинник храни
тся в течение 5

лет,
после чего
уничтожается по акту
.

Э
к
земпляры НД СМК хранятся в
подразделениях в условиях,
обеспечивающих сохра
н
ность и доступ
при необходим
о
сти.

10.

Проверка наличия на р
а
бочих
местах, правильности хран
е
ния и
ведения НД СМК проводится
в
ну
т
ренними аудиторами в
соответствии с перечнем действующих
нормативных документов СМК
Института
не р
е
же 1 раза в год.


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
18

из
30





14

Специалист по
качеству




15.
ПРК




16. П
РК
























11.

Если НД СМК не отвечает
пред
ъ
являемым требованиям, то он
изменяется.
Внесение изменений


зачеркиванием, ссылкой или
вписыванием, зам
еной или
д
о
бавлением листов с регистрацией в
Листе рег
и
страции изменений
производится подразд
е
лением
-
пользователем. НД СМК переи
з
дается,
если внесенные изменения затрудняют
его испол
ь
зование

согласно этапам,
описа
н
ным выше.

При пересмотре указывается н
о
ме
р
редакции или отметка, взамен к
оторого

издается данный док
у
мент.


13.

При отмене или выпуске н
о
вой
редакции НД СМК осуществл
я
ется
аннулирование сущ
е
ствующего
документа. Основание


приказ по

институту
. Аннулированный документ с
пометкой «Аннулир
о
вано» хранится
отдельно от актуализированн
ых (до
изъ
я
тия).

14.

Аннулированные документы
изымаются при проверках. Изъятые
документы уничтожаются по акту
пр
о
извольной формы.

15.

Специалист по качеству

проводит
мониторинг выполнения этапов
процесса,
а
монит
о
ринг управления
документации в
подразделе
нии

осуществля
ю
т
руководители
этих
подразделений
.

16.

Специалист по качеству

оценивает
результати
в
ность
процесса, показатели
результативности приведены в

разделе
5
.




9

Записи по процессу

К записям по данному процессу относятся служебные записки, приказы

по
управлению документацией (утверждение, внесение изменений и т.д.). Ответственный за
их хранение
-

Специалист по качеству
.






СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
19

из
30


Приложение А

Иерархия и структура документации СМК
ИГД УрО РАН



Область распространения:

Ур
о
вень:






Деятельность руководства и всех


Политика

Подразделений

ИГД УрО РАН



и цели в




области


Первый ур
о
вень





качества,




Руководство по




качеству




Направление деятельности




Процедуры СМК
,


подразделений в элементах


С
тандарты СМК

системы качества


К
арты процессов

Второй ур
о
вень






Отдельные виды

деятельности, рабочие



Должностные инструкции,

места, должностные

Положения о подразделениях


Третий ур
о
вень

обязанности

Организационно
-
распорядительная




документация



Документация по ОТ и ТБ




Планирование, учёт,
Записи о качестве



Че
т
вёртый

организация,

контроль

(
договоры (контракты),
протоколы, отчёты,

уровень

и анализ деятельности

формы, журналы
, акты)

в области качества




















--------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------


Актуализация,


Пятый

учет
контроль


уровень







Внешняя нормативная документация

(Национальные и международные стандарты,

технические ре
г
ламенты и др.)


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
20

из
30


Приложение Б

Форма т
итульн
ого

лист
а

Руководства по качеству

ИГД УрО РАН


Федеральное государственное бюджетное у
чреждение наук
и

И
нститут горного дела Уральского отделения

Росси
йской академии наук

(ИГД УрО РАН)




УТВЕРЖДАЮ

Директор ИГД УрО РАН,

д.т.н, проф.

__________С.В. Корнилков

«___» __________ 20___ г.



СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ

ИНСТИТУТА ГОРНОГО ДЕЛА УрО РАН

РК СМК 88
-
16359
-
20__

№ ___ эк
з.




Введено в действие приказом

От __________ №________

Дата введения 20__
-

___
-
___

СОГЛАСОВАНО



Зам. директора по научным
вопросам/
Представитель
руководства

по качеству





А.В. Глебов

Руководитель Службы
качества



Ю.Г. Феклистов


Екатеринбург

2
0__




СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
21

из
30


Приложение В

Форма листа регистрации выдачи контролируемых документов


Лист регистрации выдачи контролируемых документов

________________________________

(наименование и обозначение документа)


Регистрационный
номер

Количество
выданных
копий

Должно
сть и Ф.И.О.
пользователя

Дата
рассылки и
подпись

Отметка об
изъятии





















































Приложение Г

Форма плана разработки и пересмотра нормативной документации в ИГД УрО РАН


План разработки и пересмотра нормат
ивной документации

системы менеджмента качества
в ИГД УрО РАН

н
а 20 ___ г.


УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по научной
работе/ПРК

_______________
А.В. Глебов

«___» ______________ 20__ г.

№п/п

Категория
документа

Наименование
документа

Разработка/пересмотр

Срок
в
ыполнения
работы





































Специалист по качеству _____________ _______________________






(дата)




(подпись)


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
22

из
30


Приложение Д

Индексы документов


Наименование документа

Индекс

Международный стандарт орган
изации по
стандартизации

МС ИСО

Межгосударственный стандарт

ГОСТ

Национальный стандарт РФ

ГОСТ Р

Политика в области
качества

ПК

Руководство по
качеству

РК

Процедура системы менеджмента
качества

СТО ПСМК

Стандарт системы менеджмента качества

СТО СМК

Карта процесса

КП

Стандарт предприятия

СТП

Положение о подразделениях (отделах)

ПО

Должностная инструкция

ДИ

Форма документа

Ф


Приложение Е

Форма перечня действующих нормативных документов


системы менеджмента

качества

ИГД УрО РАН


УТВЕРЖДАЮ

Зам. ди
ректора по научным
вопросам
/ПРК

_______________ А.В. Глебов


«___» ______________ 20__ г.


Перечень действующих нормативных документов СМК УРО РАН

№п/п

Обозначение
документа

Наименование документа

Ответственный
за разработку

Текущее
состояние
документа

1

2

3

4

5



1 уровень










2 уровень










3 уровень










4 уровень





Записи по СМК

(ведется отдельный перечень)










5 уровень





Внешняя

нормативная
документация по системам
менеджмента качества









СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
23

из
30









Внешняя методич
еская и
справочная документация по
системам менеджмента
качества















Внешняя законодательная и
нормативная документация




















Пр
иложение Ж

Форма листа
рассылки

и ознакомления


ЛИСТ РАССЫЛКИ И ОЗНАКОМЛЕНИЯ

_____________________
________

(обозначение и наименование документа)

Должность

Фамилия, инициалы

Дата

Подпись



















СОГЛАСОВАНО:

Зам. директора по научным вопросам
/ПРК

Специалист по качеству


Приложение И

Форма листа регистрации изменений


Лист регистрации изм
енений


________________________________________

(наименование и обозначение документов)




изм.

Номера листов (страниц)

Всего
листов в
документе



Приказа о
внес
е
нии
изменений



Подпись



Дата


изме
-
ненных


заме
-
ненных


новых

аннули
-
рован
ных














СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
24

из
30


Приложение К

Форма титульного листа СТО

(СТП
, КП
)

Федеральное государственное бюджетное учреждение

наук
и

Институт горного дела Уральского отделения

Российской академии наук

(ИГД УрО РАН)



УТВЕРЖДАЮ

Директор ИГД УрО РАН,

д.т.н, проф.

________
__С.В. Корнилков

«___» __________ 20__ г.


СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ


_______________________________________

(наименование стандарта)

СТО ПСМК 88
-
16359
-
___
-
20
__





Введено в действие приказом

От __________ №________

Дата введения 20__
-

___
-
___

СОГЛАСОВАНО



Зам. директора по научным
вопросам/Представитель
руководства по качеству




А.В. Глебов

Руководитель Службы
качества



Ю.Г. Феклистов






Екатеринбург

20__




СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
25

из
30


Приложение Л

Перечень записей по качеству ИГД УрО РАН


п/п

Пункт

МС ИСО
9001

Наименов
ание
записи по МС
ИСО 9001

Наименование записи

(Форма записи)

Место
хранения/

ответствен
ный


4.2.3

Управление
документацией

-

Перечень действующих НД

СМК ИГД
УрО РАН

-

Лист рассылки и ознакомления

-

План разработки и пересмотра
документов СМК

Служба
каче
ства/
Специалист
по качеству


4.2.4

Управление

записями

-
Отчет по претензиям

-
Лист регистрации изменений

Сл.качества/
Специалист
по качеству


5.6.1

Анализ со стороны
руководства

-

Протокол анализа со стороны
руководства
;

-

отчет
ы промежуточные и
заключи
т
ельные по выполненным НИР;

-

протоколы заседаний секций ученого
совета о годовой научной отчетной
сессии;

-

годовой отчет о научной и научно
-
организационной деятельности
;

Служба
качества/
Представите
ль
руководства
по качеству


6.2.2

Образование,
подготовк
а, навыки
и опыт персонала

-

Штатное расписание

-

Списки
работников

Института

-

Личные дела сотрудников Института

-

Переписка о профессиональной
подготовке,

переподготовке, повышении
квалификации работников Института

-

Должностные инструкции

Отдел
кадров/
Нач.
отдела
кадров


6.4

Управление
инфраструктурой

-

Журнал инструктажа по ТБ;

-
Журнал инструктажа по Правилам
эксплуатации;

-

Журнал профилактических осмотров;

-
Журнал неисправного оборудования;

-
Акты списания оборудования

Подразделе
ние
института/
Заведу
ющий
подразделен
ием


7.1

Свидетельства
соответствия
процессов
жизненного цикла
продукции и
произведенной
продукции
установленным
требованиям

-

План работ Института на следующий год

Администра
ция
института


7.2.2

результаты анализа
и п
о
следующих
действий,

в
ы
текающих из
анализа
тр
е
бований,
относящихся к
проду
к
ции

-

отчет о работе службы качества

-

договора (контракты)
;

-

тех. задания

Служба
качества,
Экономичес
кий отдел/
Начальник
НТО и ЭО


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
26

из
30



7.3.2

В
ходные данные
для проектирования
и разработки,
относящиеся
к
продукции

-

договор

(контракт)


Экономичес
кий отдел/
Начальник
ЭО


7.3.4

Результаты анализа
проекта и
разработки и всех
необходимых при
этом действий




7.3.5

Результаты
верификации
проекта и
разработки и всех
необходимых при
этом действий




7.3.6

Ре
зультаты
валидации проекта
и разработки и всех
необходимых при
этом действий




7.3.7

Результаты анализа
изменений проекта
и разработки и
любых
необходимых при
этом действий




7.4.1

результаты
оценивания
поставщиков и
любых
н
е
обходимых
действий,
вытекаю
щих из
оце
н
ки

-

заявки на приобретение хозяйственного
имущества и инвентаря, канцелярских
принадлежностей

-
переписка о приобретении
хозяйственного имущества,
канцелярских
принадлежностей, оплате услуг сре
д
ств
связи и др. административно
-
хозяйственных расхо
дах

-

договоры об обучении сотрудников

-

перечень утвержденных поставщиков
(для закупок, осуществляемых без
конкурса, аукциона и т.п.)



7.5.2

осуществление
валидации
процессов
производства и
обслуживания
продукции в
соответствии с
устано
в
ленными
организа
цией
требов
а
ниями




7.5.3

осуществление
идентиф
и
кации
продукции и ее
р
е
гистрации для




СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
27

из
30


обеспеч
е
ния
прослеживаемости
проду
к
ции


7.5.4

случаи утери,
поврежд
е
ния или
признания
непр
и
годной для
использования
собственности (в
том чи
с
ле
интеллектуальной)
п
о
требителя, а
также записи об
извещении
потребителя о
таких сл
у
чаях




7.6,
перечисле
ние а)

регистрация
метрологич
е
ской
базы, используемой
для калибровки или
пове
р
ки устройств
для монит
о
ринга и
измерений (при
отсутствии
междунаро
д
ных
или национальных
этал
о
нов)

-
график поверки и калибровки СИ

-

паспорта СИ

Подразделе
ния
инстит
ута/
ответственн
ый за МО в
подразделен
ии


7.6

регистрация
правомочн
о
сти
предыдущих
результ
а
тов
измерения, если
обн
а
ружено, что
оборудование не
соответствует
требов
а
ниям

-

Подразделе
ни
я
института/
ответственн
ый за МО в
подразделен
ии


7.6

результаты
калибровки и
поверки
средств
измерений

для
мониторинга и
изм
е
рений

-
Паспорта СИ

-
свидетельство о калибровке

-
сертификат о поверк
е

Подразделе
ния
института/
ответственн
ый за МО в
подразделен
ии


8.2.2

планирование и
провед
е
ние
внутренних ауд
и
тов

-

годовой план внутреннего аудита;

-

протокол несоответствий;

-

программа проведений аудита;

-

опросный лист;

-

отчет о несоответствии;

-

итоговый отчет по аудиту;

-
план корректирующих и
предупреждающих

действий;

-
отчет об анализе результатов внутренних
проверок.

Служба
качества/Сп
ециалист по
качеству


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
28

из
30



8.2.4

идентификация
лица (лиц),
санкционировавш
е
г
о(их) выпуск
пр
о
дукции

-
подпись директора в акте выполненных
работ

Экономичес
кий
отдел/Нач.
отдела


8.2
.4

свидетельства
соответс
т
вия
продукции
критер
и
ям приемки

-
акт приема выполненных работ

Экономичес
кий
отдел/Нач.
отдела


8.3

характер
несоответствий и
любых
последующих
предпринятых
действий, включая
полученные
разреш
е
ния на
отклонения




8.5.2

результа
ты
предпринятых
коррект
и
рующих
действий

-
планы корректирующих и
предупреждающих действий

-

переписка об эксплуатации и ремонте
средств связи

-
акты, предписания по технике
безопасности

-
справки о деятельности Института за 5
лет



8.5.3

результаты
предприня
тых
предупреждающих
дейс
т
вий

-
журналы инструктажа по технике
безопасности

-
графики проведения ремонта средств
вычислительной техники

-
документы (доклады, обзоры, акты,
справки, переписка) о состоянии зданий и
помещений, занимаемых Институтом

-

документы (а
кты, справки, планы,
отчеты) об обследовании
противопожарного состояния здания
Института

-

переписка о коммунальном
обслуживании зданий и помещений

-
извещения о потенциальном
несоответствии

-
план корректирующих и
предупреждающих действий

Подразделе
ния
инст
итута/З
ам.
директора
по общим
вопросам,
зав.
подразделен
иями




СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
29

из
30



ПРИЛОЖЕНИЕ М



Образец Перечня нормативных документов подразделения



УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Службы качества

___________Ю.Г.Феклистов

«_____»_____________2013 г.


Перечень основных нормативных документов,

необходимых для работы Службы качества в 2013 году



п/п


Обозначение
документа


Наименование документа

Состояние документа

Актуали
-
зирован

Неактуа
-
лизирован

1

2

3

4

5

1

2


3

4


5

6


7



8


9

ПоСК ИГД

ДИ вед
.аудитора


ДИ аудитора

ПДНД СМК


ГОСТ 7.32

ГОСТ 2.105


ГОСТ 7.1



ВАК 1за 2011г


ВАК 2 за 2012

ПОЛОЖЕНИЕ о Службе качества

Должностная инструкция ведущего
аудитора СК ИГД УрО РАН

Должностная инструкция аудитора

Перечень действующих документов
СМК ИГД Ур
О РАН

Правила оформления Отчетов о НИР

ЕСКД. Общие требования к
текстовым документам

Библиографическая запись.
Библиографическое описание. Общие
требования и правила составления

Материалы внутреннего аудита
качества за 2011 год

Материалы внутреннего аудита

качества за 2012 год



Да

Да


Да

Да


Да

Да


Да



Да


Да



Ответственный за актуализацию нормативных документов ________________А.М.Досов









Исполнитель: к.т.н.


Феклистов Ю.Г.

«_
11
___»__
февраля
_2013 г.

Тел.
350
-
43
-
61



СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА

СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

Управление документацией и
записями по качеству


Редакция 3


стр.
30

из
30



Лист рассылки и

ознакомления

СТО ПСМК 88
-
16359
-
001
-
2012

«
Управление документацией и записями по качеству
»




Экз.

Наименование подразделения/должности


И.О.Фамилия

руководителя

Дата
ознакомления

Подпись


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19
.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

Директор Института

Помощник директора

Зам. директора по научным вопросам/ ПРК

Зам.

директора по общим вопросам

Ученый секретарь

Экономический отдел

Бухгалтерия

Отдел кадров/1 часть

Инженер по охране труда и ТБ

Инженер по
ГО и ЧС

Гл. специалист по управлению имуществом

Отдел геомеханики

Лаб. сдвижения горных пород

Лаб. геомеханики подземных сооружений

Лаб. технологии СРК при недропользовании

Лаб. геодинамики и горного

давления

Лаб. открытой геотехнологии

Лаб. подземной геот
ехнологии

Лаб. управления качеством м
инерально
го сырья

Лаб. экологии горного производст
ва

Лаб. т
р. систем

карьеров и геотехнологии

Лаб. разрушения горных пород

Научно
-
информацион
ный отдел/ Служба

качества

Вед.

специалист
-
метролог/ Спец.

по качеству

Юридиче
ская служба

Документовед

Системный администратор

С.В.Корнилков

С.А.Арбузова

А.В.Глебов

В.Б
.Киенко

А.А.Панжин

М.С.Ненашева

И.А.Глебова

Т.В.Бородина

Н.А.Свещинская

В.И.Огнянко

Б.
Г.

Киенко

А.Д.Сашурин

С.В.Усанов

В.Е.Боликов

В.В.Мельник

Ю.Г.Феклистов

А.В.Яковл
ев

И.В.Соколов

Ю.В.Лаптев

Н.Ю.Антонинова

Ю.А.Бахтурин

В.Г.Шеменев

Ю.Г.Феклистов

А.М.Досов

Ю.А.Комлева

Е.Б.Крапивина

Б.А.Степуренко


________

________

________

________

________

________

________

________

________

________

________

________

________

_______
_

________

________

________

________

________

________

________

________

________

________

________

________



Лист регистрации изменений


СТО ПСМК
88
-
16359
-
001
-
2012

«
Управление документацией и записями по качеству
»





изм.

Номера листов (страниц)



При
каза о
внес
е
нии
изменений



Подпись



Дата


изме
-
ненных


заме
-
ненных


новых

аннули
-
рован
-
ных

1




2





2 Редакция

Приказ №1252
-
81
от 15.12.2011

3 Редакция

Приказ №1252
-
85

От 26.12.2012





Приложенные файлы

  • pdf 4363366
    Размер файла: 1 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий